Auch in der Administration und Dienstleistung ist die kontinuierliche Verbesserung auf den Kunden und die dafür erforderlichen Prozesse ausgerichtet (siehe Lean Prinzipien). 

Wenn man den Wert aus Sicht des Kunden kennt und ein Verständnis vom Ist-Prozess hat, kann man Arbeitsschritte, Prozesse und Systeme im Hinblick auf ihre Wertschöpfung hinterfragen. Stellen Sie folgende Fragen: 

• Wird ein Wert hinzugefügt? Entspricht das Ergebnis den Anforderungen in Bezug auf Qualität, Kosten und Zeit - immer aus Sicht des Kunden (intern/extern)?
• Wird hierdurch die Wertschöpfung direkt unterstützt, z. B. durch die Bereitstellung benötigter Informationen?
• Gibt es zwingende physikalische / chemische Gründe oder eine Gesetzgebung, die den Arbeitsschritt unabdingbar machen?

Wenn diese Fragen mit "nein" beantwortet werden müssen, können wir von Verschwendung sprechen. Wir alle kennen sicherlich Beispiele für Verschwendungen: Unnötige Berichte, überfrachtete Protokolle, Suchen nach Unterlagen oder Ansprechpartnern, Warten auf Informationen, Entscheidungen, unnötige Arbeitsschritte (z. B. Doppelarbeit), unnötig lange Wege, komplizierte Technologien, Rückfragen, unnötige Störungen usw.

Verschwendungen blockieren produktive Arbeitszeit und verlängern die Durchlaufzeit von Prozessen, sie beeinträchtigen aber auch die Qualität, kosten Geld und führen zur Überbelastung von Mitarbeitern.

Nachdem "Verschwendung" aufgespürt wurde, geht es darum, sie durch Anwendung der Lean-Prinzipien bzw. Methoden und im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu beseitigen und in wertschöpfende Anteile umzuwandeln.